紙カルテが紛失?全員集合!カルテ大捜索。整理整頓が大事ですね。― 男性医療事務員の戯言

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【著者プロフィール】佐々木まるお(ささき・まるお)
愛妻家の30代・男性医事課リーダー。2014年、大手電機メーカー子会社から未経験で医療事務の世界に飛び込む。日常業務のほか業務改善に取り組み、残業30%減などを実現。
ブログ「男性医療事務員の戯言」で医事課職員のキャリアや業務などについて幅広く情報発信中。

(ブログ「男性医療事務員の戯言」2017年11月9日掲載分より転載)

僕が働いている病院はまだ紙カルテを使っています。来年度にはオーダリングシステムか電子カルテの導入予定らしいですがどうなることやら。

今日は1人の小さなミスが、大きなことになり、結果として全員に迷惑がかかった話です。「忙しかった」とか「うっかりしてた」などの言い訳は通用しません。

紙カルテを外来診察室まで運ぶ流れ。

僕が働いている病院は毎日500名前後の外来患者さんが来院しています。なので、500冊の紙カルテをカルテ庫から取り出しては外来診察室に運んでいます。もちろん、診療終了後には回収して所定の場所に戻す作業もあります。

カルテを運搬したり出し入れする作業人員と、カルテ庫のスペース確保&保管維持などのコストを考えると、僕は電子カルテを導入するべきだとは思うんですけどね。この話については過去に書いてあります。

紙カルテの移動方法

  1. 患者さんが自動再来機で受付をする。
  2. 医事課のプリンターに情報が飛び基本表をが出力される。
  3. 基本表の情報を元にカルテ庫からカルテを取り出す。
  4. 日付印を押して外来診察室へ運ぶ。
  5. 診察後回収してカルテ庫へ収納する。

ざっくり書けばこんな感じです。所定の場所からカルテを出して、運んで、回収して、所定の位置に戻す。という事です。

基本的にカルテは所定の場所に保管されているので、対象の患者さんのカルテを出すのに時間はかかりません。

通常、プリンターにて受付票が出力されてカルテを出して外来の診察室まで運ぶ時間は2分程度です。

カルテ行方不明になった時は大捜索です。全員集合。

所定の場所にカルテが見つからない時は全員で大捜索が開始されます。紙カルテはいろいろな理由で所定の場所から移動していることがあります。

良くある所定の場所に無い時の保管場所

  1. 書類作成のために医局(Drの机)に移動している
  2. 入院・手術のデータ確認のため医局(Drの机)に移動している
  3. 訪問診療のため持ち出している
  4. 提携施設の往診日のため移動している
  5. レセプト点検のため医事課担当者の机にある

本当であれば移動伝票を書いていますのでカルテの所在に困ることはないんですけどね。しかし、いろいろな対策を講じてもカルテが見つからないことがあります。

そんな時は大変です。全員で大捜索がはじまります。

本日のまとめ。ひとつひとつ丁寧にやっていくしかありません

カルテが行方不明の時は可能性がありそうな場所をひたすら探します。

医事課スタッフ全員で大捜索をすると30分ほどで発見できる事が多いです。

よくある理由としては

  1. 移動先からさらに移動していたとか
  2. 移動伝票に記載がなかったとか
  3. カルテ庫の全然違うところに収納していた

様々な理由があります。本当にそれぞれのちょっとした注意で防げることばかりなんです。どんな時も集中して仕事に臨めれば良いんですけどね。

ダブルチェックやカルテ庫の整理整頓(見える化)してますが、まだまだ足りないみたいです。今後はより良い方法を模索して行きたいです。

※結果カルテは40分ほどで発見しました。僕も病棟から捜索するために院内のいたる場所を歩き回りました。

(ブログ「男性医療事務員の戯言」より転載)

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